¿Cómo saber qué audiovisuales poner en un evento?

A la hora de seleccionar elementos de apoyo audiovisual para un evento debemos tener en cuenta aspectos y factores diversos.

Un evento contiene elementos que son meramente de infraestructuras: como la sala, el ropero, plazas de parking, flipcharts, etc.; los que son de servicio como transportes, catering, impresión de cartelería, promotores, limpieza, seguridad, etc.; y los específicos de cada evento entre los que están los audiovisuales. La elección de qué nivel de apoyo es necesario por parte de audiovisuales, vendrá dado por el proyecto del cliente. Ya que implica tecnología, contar con una empresa que nos transmita confianza es la opción que dará la solución.

Se debe tener claro que:

• Como acabamos de decir, los audiovisuales son un apoyo al mensaje. Todos hemos oído la frase “menos es más” que simplificado es algo así como “si algo no aporta, quítalo”. Así que los audiovisuales tienen que ayudarnos a mostrar el mensaje y aquellos elementos que dificultan o desfiguran el mensaje hay que eliminarlos.
• Cada cliente tiene una propuesta particular en su proyecto. Esto hace que los audiovisuales cambien de un evento a otro. Dar cosas por hecho es un error que no puede pasar. Lo mejor es hacer una prospección, coger datos del cliente y de su propuesta. En este aspecto, no hay evento pequeño. Cada evento por separado necesita tu atención.

No entraremos al detalle, pero sí podemos ver qué audiovisuales necesitaremos habitualmente cuando realizamos una prospección. Vamos a “echar un ojo” a una lista que nos dará una idea de los aspectos tener en cuenta en una visita:

1. SONIDO

• • El sonido tendrá que ser suficiente para todos los asistentes. Además, no queremos que las personas que estén cerca de los altavoces les moleste el sonido ni que a los más alejados les falte volumen así que repartiremos los focos de sonido.
  • Microfonía variada para los ponentes. 2 diademas y 2 manos es un estándar muy habitual. Pero lo cierto es que debemos tener en cuenta tanto el número de ponentes, presentadores y actuaciones, como la dinámica de subidas y bajadas del escenario.
  • Habrá que contar con sonido de música para ambientar y tomas de sonido de los ordenadores que harán la parte de presentaciones y disparo de videos.

2. LUCES
   Aquí distinguiremos dos tipos de luces.

• • LUCES ILUMINACION. También denominada “blanca” o “convencional” son los focos que vamos a utilizar para que las cosas se vean. Su fin es mostrar de forma correcta tanto a personas como objetos.
  • LUCES DECORATIVAS. Como su nombre indica esta iluminación es solo decorativa y efectista. Suele ser de distintos colores y viene dado por un diseño que sigue unas líneas sobre una idea predeterminada.

3. VIDEO

• • Suele constar de una o varias pantallas. La elección suele ser más técnica y la determinan tamaño del auditorio, definición de la imagen y luminosidad que se quiere conseguir. Hoy en día, cada vez más, los clientes piden pantallas para decorativas y para efectos.

4. CÁMARAS

• • En auditorios medianos y grandes no ver bien a los ponentes es un gran problema. Los asistentes acaban por perder la atención y esto produce una falta de interés en el mensaje. Una buena realización de cámaras atrapa la vista del espectador y le mete de lleno en el evento.

5. STREAMING

• • El streaming permite seguir el transcurso del programa a personas que no pueden desplazarse al lugar del evento. Aquí se debe de asegurar que streaming cuenta con una buena señal de cámaras, así como de ordenadores y videos. El sonido podría parecer un asunto menor, pero si hay un buen sonido a las personas que estén en otros lugares les parecerá como si estuvieran en el auditorio al lado nuestro.

Estas son las líneas básicas a tener en cuenta en nuestros proyectos. No obstante, la clave siempre será contar con un proveedor de confianza que nos guíe con criterio en las necesidades y objetivos de nuestro evento.