A la hora de planificar un evento es importante ponerse en la piel del visitante para saber qué necesidades tiene y qué servicios le podemos ofrecer.
Como ya vimos en un artículo anterior, lo primero es diferenciar los que son infraestructuras propias del evento y servicios externos.
- Entre los que se consideran infraestructuras del propio evento están el propio alquiler de la sala, el parking, limpieza, seguridad, ropero, etc. Estos los debe proporcionar la sala o por lo menos aportar una solución de forma sencilla.
- Los que llamamos servicios externos son aquellos que dependen de la particularidad de cada evento. Aquí entrarían catering, promotores, impresión de cartelería, audiovisuales, etc. Estos servicios deben venir dados por proveedores externos y estar incorporarlos a la cartera como servicios complementarios de la sala.
El servicio de audiovisuales siempre infunde respeto debido a la complejidad de la técnica. Por eso en este punto es vital que el proveedor sea de confianza. En este apartado, el proveedor tiene que resolver las necesidades del evento y dar seguridad a la hora de tratar con la persona de contacto. Una buena comunicación transmite tranquilidad y asegura que el cliente vuelva a trabajar con nosotros una y otra vez.
Hay que tener en cuenta que el formato de exclusividad ya está obsoleto. Los clientes quieren personalizar sus eventos y las exclusividades solo encarecen el servicio y traen desavenencias que enturbian la relación. Además, las exclusividades no gustan al cliente que acaba por preferir otra ubicación donde tenga libertad para elegir.
En definitiva, lo mejor es tener en la sala una empresa de audiovisuales solvente, que podamos proponer al cliente con libertad. Un proveedor que en cada evento confirme su profesionalidad y que sea realmente una ayuda a nuestro trabajo.
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